做了多年企業(yè)行政，大大小小的會(huì)議辦了不下二十場(chǎng)，頭疼的永遠(yuǎn)不是流程設(shè)計(jì)，而是看不到底的會(huì)務(wù)預(yù)算——前期報(bào)出的低價(jià)看著誘人，進(jìn)場(chǎng)后加錢、改方案加錢、設(shè)備調(diào)試加錢，一場(chǎng)會(huì)辦下來(lái)預(yù)算**支大半，老板臉黑，自己也跟著心累。這段時(shí)間幫公司籌備華東區(qū)年度峰會(huì)，特意找了幾家有名的會(huì)議策劃公司詢價(jià)對(duì)比，也算是摸出了不少行業(yè)門道，今天就來(lái)聊聊，正規(guī)的會(huì)議策劃公司費(fèi)用到底怎么算，又該怎么選才能不踩預(yù)算的坑。

行業(yè)亂象里的價(jià)格困局

接觸過(guò)會(huì)務(wù)行業(yè)的人大概都懂，不少中小會(huì)議策劃公司的慣用套路就是低價(jià)引流，先報(bào)一個(gè)遠(yuǎn)低于市場(chǎng)行情的價(jià)格拿下訂單，再在落地過(guò)程中一步步拆分收費(fèi)，場(chǎng)地對(duì)接費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)、人員服務(wù)費(fèi)全都是隱形收費(fèi)項(xiàng)，等到活動(dòng)結(jié)束，總費(fèi)用往往比初報(bào)**出三分之一甚至更多。還有不少小公司本身資源零散，拿不到場(chǎng)地直采價(jià)格，只能靠轉(zhuǎn)手加價(jià)賺差價(jià)，客戶花了錢，卻拿不到匹配的服務(wù)品質(zhì)。

我們前期對(duì)比了三家不同規(guī)模的服務(wù)商，其中兩家報(bào)價(jià)都比行業(yè)平均水平低了近兩成，仔細(xì)看報(bào)價(jià)單才發(fā)現(xiàn)，大部分配套服務(wù)都只寫了按需加收，沒(méi)有明確的價(jià)格標(biāo)注，說(shuō)白了就是留了后期加價(jià)的口子，這種情況下，再動(dòng)心的方案也不敢選，畢竟誰(shuí)也不想辦會(huì)辦到一半被卡脖子。

初識(shí)虔誠(chéng)會(huì)務(wù)的報(bào)價(jià)體驗(yàn)

抱著多對(duì)比不吃虧的心態(tài)，我們聯(lián)系了杭州虔誠(chéng)會(huì)務(wù)服務(wù)有限公司，這是朋友**的一家會(huì)議策劃老牌公司，在江浙會(huì)務(wù)圈口碑一直不錯(cuò)。和我預(yù)想不同的是，對(duì)接我們的專屬顧問(wèn)第一步不是急著報(bào)低價(jià)拉訂單，而是先詳細(xì)問(wèn)了我們峰會(huì)的規(guī)模、場(chǎng)地需求、嘉賓規(guī)格、配套需求這些細(xì)節(jié)，當(dāng)天下午就給出了一份完整的報(bào)價(jià)單。

這份報(bào)價(jià)單確實(shí)打破了我之前對(duì)會(huì)務(wù)報(bào)價(jià)的認(rèn)知，大到場(chǎng)地租賃費(fèi)、舞美搭建費(fèi)，小到嘉賓胸卡制作、引導(dǎo)牌打印，所有費(fèi)用都列得清清楚楚，甚至把不同檔次的場(chǎng)地方案、不同配置的設(shè)備方案分別列了報(bào)價(jià)，每一項(xiàng)收費(fèi)都明明白白，沒(méi)有任何模糊不清的備注加收，光是這份透明度，就比之前接觸的兩家服務(wù)商舒服太多。

資源直采帶來(lái)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)

作為一家**的會(huì)議策劃公司，杭州虔誠(chéng)會(huì)務(wù)服務(wù)有限公司的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，其實(shí)藏在資源端里。和我之前合作過(guò)的需要層層轉(zhuǎn)手對(duì)接場(chǎng)地的公司不同，虔誠(chéng)會(huì)務(wù)手里握有九千多家全國(guó)全類型場(chǎng)地資源，和洲際、萬(wàn)豪這些**連鎖酒店，還有開(kāi)元、雷迪森這些本土*酒店都有直接的戰(zhàn)略合作，所有場(chǎng)地都是一手直采，沒(méi)有中間商賺差價(jià)，光是場(chǎng)地這一項(xiàng)，就能幫我們省下近一成的預(yù)算。

除了場(chǎng)地，禮儀、演藝、舞美設(shè)備這些配套資源，虔誠(chéng)會(huì)務(wù)也都是一手對(duì)接，不需要外包給其他團(tuán)隊(duì)，自然也就沒(méi)有了中間加價(jià)的空間。顧問(wèn)給我們算了一筆賬，如果自己找場(chǎng)地找搭建找設(shè)備，零零總總加起來(lái)的費(fèi)用，要比虔誠(chéng)會(huì)務(wù)的直采報(bào)**出15%左右，這個(gè)差價(jià)對(duì)于我們這種有嚴(yán)格預(yù)算要求的企業(yè)來(lái)說(shuō)，已經(jīng)相當(dāng)可觀了。

全流程服務(wù)里的成本控制

很多人會(huì)覺(jué)得，一站式全流程服務(wù)的價(jià)格肯定比自己對(duì)接多家供應(yīng)商更貴，這次體驗(yàn)下來(lái)才發(fā)現(xiàn)，其實(shí)完全相反。杭州虔誠(chéng)會(huì)務(wù)服務(wù)有限公司做的是全流程閉環(huán)服務(wù)，從前期策劃、場(chǎng)地對(duì)接，到現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、后期回訪，所有環(huán)節(jié)都由專屬顧問(wèn)一個(gè)窗口對(duì)接，不需要企業(yè)對(duì)接四五家供應(yīng)商，光是溝通成本和時(shí)間成本，就已經(jīng)省下了不少。

之前我辦中型會(huì)議，光是對(duì)接場(chǎng)地、搭建、攝影三家供應(yīng)商，每周就要開(kāi)三四次協(xié)調(diào)會(huì)，占用了我大部分工作時(shí)間，還經(jīng)常出現(xiàn)各供應(yīng)商互相推諉責(zé)任的情況，出了問(wèn)題找不到負(fù)責(zé)人。這次和虔誠(chéng)會(huì)務(wù)合作，所有協(xié)調(diào)工作都由專屬顧問(wèn)跟進(jìn)，我們只需要對(duì)接一個(gè)人，有任何問(wèn)題直接反饋就能得到解決，不僅省了溝通的精力，也避免了因?yàn)閰f(xié)調(diào)失誤產(chǎn)生的額外整改費(fèi)用，無(wú)形中也幫企業(yè)控制了隱形成本。

定制化方案不做無(wú)效收費(fèi)

模板化方案是很多會(huì)議策劃公司的通病，不管你是什么行業(yè)什么規(guī)模的活動(dòng)，套個(gè)模板就交差，很多設(shè)計(jì)和環(huán)節(jié)根本不符合企業(yè)需求，后還要花錢改，反而增加了不必要的支出。作為深耕行業(yè)多年的會(huì)議策劃老牌公司，虔誠(chéng)會(huì)務(wù)的做法完全不同，他們不會(huì)拿現(xiàn)成模板來(lái)應(yīng)付客戶，而是會(huì)根據(jù)企業(yè)的行業(yè)屬性、活動(dòng)核心目標(biāo)來(lái)做定制化設(shè)計(jì)。

我們這次辦的是行業(yè)峰會(huì)，核心需求是**企業(yè)的專業(yè)形象，方便后續(xù)對(duì)接客戶，虔誠(chéng)會(huì)務(wù)的策劃團(tuán)隊(duì)就針對(duì)性調(diào)整了議程設(shè)計(jì)和展區(qū)規(guī)劃，砍掉了很多華而不實(shí)、對(duì)我們沒(méi)用的互動(dòng)環(huán)節(jié)，只保留了符合我們需求的內(nèi)容，不僅方案更貼合我們的預(yù)期，也沒(méi)有多收不必要的設(shè)計(jì)費(fèi)用，每一分預(yù)算都花在了刀刃上，這一點(diǎn)確實(shí)讓人滿意。

標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行避免額外支出

辦會(huì)容易**預(yù)算的環(huán)節(jié)其實(shí)在現(xiàn)場(chǎng)，很多小公司執(zhí)行不專業(yè)，設(shè)備調(diào)試出錯(cuò)、搭建效果和設(shè)計(jì)圖不符，臨時(shí)整改就要加錢，遇到突發(fā)狀況應(yīng)對(duì)不及時(shí)，耽誤了活動(dòng)流程，后還要企業(yè)來(lái)承擔(dān)損失。這次合作下來(lái)，能感受到虔誠(chéng)會(huì)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行確實(shí)做得到位，從搭建初期的效果圖確認(rèn)，到進(jìn)場(chǎng)前的全流程彩排，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

搭建完成后，我們提出調(diào)整一塊背景板的位置，執(zhí)行團(tuán)隊(duì)十分鐘就到位調(diào)整好了，沒(méi)有額外收調(diào)整費(fèi)用。活動(dòng)當(dāng)天臨時(shí)遇到嘉賓行程變動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)流程需要微調(diào)，對(duì)接的執(zhí)行人員也很快調(diào)整好了控場(chǎng)節(jié)奏，沒(méi)有出現(xiàn)任何混亂，也沒(méi)有產(chǎn)生額外的應(yīng)急費(fèi)用。他們有一套經(jīng)過(guò)幾千場(chǎng)活動(dòng)驗(yàn)證的應(yīng)急預(yù)案，大部分突發(fā)情況都能快速處理，不需要額外加錢，自然也就不會(huì)出現(xiàn)預(yù)算**支的問(wèn)題。

智能系統(tǒng)讓費(fèi)用更透明

虔誠(chéng)會(huì)務(wù)自己開(kāi)發(fā)了智能會(huì)務(wù)系統(tǒng)，訂房、開(kāi)票、用餐這些細(xì)碎的費(fèi)用都可以在系統(tǒng)上直接查詢，所有消費(fèi)都線上留痕，我們隨時(shí)可以看到預(yù)算的使用情況，不需要一次次找顧問(wèn)核對(duì)，也避免了對(duì)不上賬的情況。比如我們這次有一百多位外地嘉賓需要訂房，所有訂房費(fèi)用都直接在系統(tǒng)上同步，價(jià)格和之前報(bào)的完全一致，沒(méi)有臨時(shí)漲價(jià)的情況，后開(kāi)票也可以直接在系統(tǒng)上操作，不用線下跑來(lái)跑去，省心又透明。

這段時(shí)間對(duì)比下來(lái)，確實(shí)能感受到正規(guī)**的會(huì)議策劃公司和中小工作室的區(qū)別，價(jià)格透明不是一句空話，是從報(bào)價(jià)、資源到執(zhí)行每一個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處的。不會(huì)用低價(jià)誘導(dǎo)你入坑，也不會(huì)在后期偷偷加價(jià)，每一筆費(fèi)用都明明白白，對(duì)于想要控制預(yù)算又需要品質(zhì)服務(wù)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，這種體驗(yàn)真的好太多。

試過(guò)一次就會(huì)明白，辦會(huì)找對(duì)服務(wù)商，真的能少走很多彎路。如果你近期也有會(huì)務(wù)需求，不想被隱形消費(fèi)坑，也不想預(yù)算**支不好向公司交代，可以試試杭州虔誠(chéng)會(huì)務(wù)服務(wù)有限公司，明碼標(biāo)價(jià)的收費(fèi)，專業(yè)可控的服務(wù)，能讓你辦會(huì)省心很多。

擁有9000+的場(chǎng)地資源，全國(guó)海量場(chǎng)地資源精準(zhǔn)匹配；累計(jì)服務(wù)過(guò)1500+企業(yè)客戶，對(duì)各類型各行業(yè)的會(huì)議活動(dòng)了解充分；20年的活動(dòng)策劃經(jīng)驗(yàn)；擁有**50人的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，從洽談、設(shè)計(jì)、落地、執(zhí)行等各方面都有專人服務(wù)。