現在企業經常要召開各種各樣的會議，有企業內部會議，也有企業外部會議；有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業內部的會議，主要有股東大會、董事會、經理會議和一些業務會等等。企業外部的會議也很多，如行業開發戰略研討會、聯合開發新產品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預期的效果，捜會網覺得您要做好以下會務準備。
1、籌備會議
　　秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關鍵地方作慎密的安排，設想可能出現的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題……”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風、投影儀等這類會議的關鍵設備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長、總經理和其他領導都在場，這個板子打下來，誰也受不了！另一種態度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當然，有些偶然的事故不是秘書能預料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態度。秘書一旦接受會議籌備的任務，首先就要把握會議的內容、主題和形式，并著手準備以下幾項工作：
　　確定會議的時間和地點
　　確定會議的參加人選
　　草擬會議日程表
　　起草會議通知
　　準備會議資料和各種會議用具
　　2、籌備會議的步驟
　　公司的司務會、每周一的業務會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。
　　但是，如果是公司內部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議（如新產品發布會），會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經驗的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預期的效果，關鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：
　　a.布置會場
　　由于會場是租借他人的（如賓館內的會議室等），所以，在開會之前，秘書自己一定要去實地檢查一下會場，看會場的工作人員的態度如何、會場的布置和設備怎樣，對一些關鍵的地方要作詳細的記錄。即使參加會議的人數不多，但也許根據會議主題的要求，會場不能顯得太小。到底要租借什么樣的會場，要根據會議的內容、參加人數的多少及需要什么設備（如是否需要投影儀）等因素來確定。
　　租借會場的協議一旦簽訂，秘書就要經常與會場的管理者保持聯系，特別是在開會的前一天，一定要用電話落實一下會場的情況。
　　安排好出席會議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會場的空調設備、采光狀態以及座位間的間隔如何。開會的當天，在會議開始之前，一定要檢查一遍會場的設備（如麥克風）情況。如果出席會議的人員有變動或者座次需要變動的話，一定要趕在會前調整好。
　　b.會議通知
　　根據會議的形式和內容，確定參加會議的人員名單。秘書確定了出席會議的人員名單后，最好同時還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務、年齡等）送給上司審核，上司也許會作一些增減。
　　完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會議通知（或請柬），在通知后面一定要附回執。在會議通知上，要注明開會的地點、時間和聯系電話號碼，以便在出現飛機、火車誤點等特殊情況下及時聯系。會議通知應在會前15～30天之內寄出，這樣對方有一個把會議回執寄回來的時間。有了這個回執，會議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時沒有收到回執，就要打電話問明原因；上司一般會讓秘書提前兩周發出會議通知。
　　寫會議通知要注意以下六點：
　　1.會議名稱：臨時董事會
　　2.會議日期：2012年5月10日
　　上午10點到下午4點（含1小時午餐）
　　3.地 點：五洲賓館二樓第三會議室
　　4.內 容：為參與西部大開發設立西北分公司等
　　5.聯 系人：總裁辦公室于雪  電話：021-12334455轉800
　　6.截止日期：2012年5月9日
　　c.檢查用具
　　不同的會議需要不同的用具，秘書要根據會議的具體內容進行準備，千萬不能出現會議因用具不全或用具出現故障而被迫中斷的現象。即使是同一個會議，同樣的人員出席，由于會場的變更，所需的用具也不相同。對于這一點，秘書最好將準備會議用具的工作與會議的日程安排結合起來，比如，星期一上午董事長講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解新產品需要哪些用具，這樣，在排好會議日程表的同時，會議所需用具的清單也列出來了。
　　一般的會議都要準備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會議的人數比較多，會場比較大的話，還要配備擴音器。另外，還要注意在擴音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產生的共鳴聲。
　　對于上述會議用具，要根據會議的進程事先進行檢查，不要出現臨時抱佛腳的現象。
　　d.核對資料
　　如果有大會發言，一定要把發言稿打印好，事先分發給每個會議代表。上司的發言稿，一般都是由秘書起草。一個有豐富經驗的秘書在把發言稿交給上司時，肯定會給上司一些提醒，哪些問題應重點講一講；哪些問題代表可能會提出質疑。總之，秘書自己一定要先吃透這份發言稿。
　　準備會議資料時，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因為有時可能出現代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會議又臨時增加幾個列席代表。資料多了固然有些浪費，但少了的話，哪怕是只少一份，也會惹出許多麻煩。
　　3、開會當天的工作
　　開會的代表一般是提前一刻鐘簽到進入會場。在會議代表進入會場之前，秘書一定要再檢查一下室內溫度、通風換氣設備、照明采光設備、擴音設備、桌子、椅子、窗簾等。如果會議中間還要用投影機的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。
　　現在稍微有些規模的會議，大多是安排在那些高級賓館、飯店內的會議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進入會場的示意板：“某某會議在某層某號召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，最好還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會議的代表，把他們領到會場，這樣更能顯示出會議主人的周到和熱情。
　　擔任接待人員，在會前就要根據出席會議人員的名冊，記熟代表們的單位、職務和安排他們住宿的房問號，這樣對接待工作會有許多方便。
　　經常出現這種情況，原定是總經理來參加會議，因為另外有事，總經理派副總代表自己來參加會議。因此，擔任接待工作的人一定要細心不能只按花名冊辦事。如果總經理沒有來，你卻要代替總經理的副總出示總經理的名片，那就會讓對方感到難堪，甚至造成不愉快。
　　4、會議正在進行
　　在開會的時候，如果秘書沒有安排作會議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會議室的最后一排，或坐在會場旁邊的小傳達室。秘書一般不作為會議的正式代表參加會議。
　　會議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會議記錄、協助有關工作人員調整擴音設備、給代表送飲料等。
　　開會的時候，不是特別緊急的電話，一般都不轉接。內容一般的電話，秘書幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄選給當事人，只有當內容比較緊急的情況下才立即通知當事人。當然，如果會場比較大，人數超過100人的話，可到會場中間把當事人叫來接電話。
　　開會的時候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會議的時候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進去打攪會議。如果是會議中途進去送飲料的話，一定要掌握好時機。
　　會議即將結束的時候，秘書就要開始安排與會者乘坐的車輛。這個時候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數。當代表出來時，車已在門口等候。
　　5、會議掃尾工作
　　會議結束之后，要立即去清理現場，看看代表是否丟了什么東西。清理會場之后，向會場的主人表示感謝。
　　a.會議記錄
　　秘書常常安排作會議記錄。作會議記錄的秘書，一般同時要負責寫會議紀要。會議紀要的內容要簡單明了，而且時間不能拖得太長。會議紀要寫好之后，要多復印幾份，抄送給有關部門。
　　b.會議總結
　　會議結束后，要及時總結經驗教訓，特別要找出在會議中出現的
　　那些失誤的原因，這樣，在下次開會時，能把會務工作做得更好。
　　如果上司是參加外面的會議或聚會，秘書應做好以下準備工作：
　　收到通知后，馬上向上司請示是否參會；根據上司的意見，與舉辦方進行聯系；如果要求以書面形式答復，就以下面的方式答復；
　　如果上司參會，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續；
　　在出席會議或聚會的時候，會前會后在時間上留有一定的富余，以便上司在會前會后與有關人員舉行臨時會談；
　　準備好參加會議或聚會所必帶的材料。

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